מה זה אוטומציה לעסק ומה היתרונות שלה
בעולם העסקים החדש, אחד המושגים החדשים שכדאי לכם להכיר זה "אוטומציה עסקית". כדי להסביר בצורה יותר פשוטה, נשווה את זה לרובוט חכם שמבצע עבורנו משימות שונות. תארו לעצמכם שיש לכם רובוט שיכול למלא את כל הטפסים המשעממים בעבודה, או אפילו לשלוח אימיילים בשעות מדויקות. זאת בעצם המהות של אוטומציה – ייעול וקיצור תהליכים בעסק.
דוגמא נוספת של אוטומציה יכולה להיות במערכת הפקת חשבוניות. במקום למלא את כל השדות בהקלדה ידנית, ישנה תוכנה ייעודית יכולה לעשות את כל העבודה הזו באופן אוטומטי, כל פעם שמתקבלת הזמנה חדשה.
שימוש באוטומציה לעסקים יכול להביא לחיסכון משמעותי בזמן (בעולם שבו זמן שווה כסף) והפחתת מספר הטעויות. לדוגמא, אם עובד צריך לרושם ולהתאים שדות מסוימים בטופס, יש תמיד אפשרות לטעויות. אבל אם מחשב עושה את העבודה הזו, הסיכוי לטעות נמוך בהרבה. בנוסף, זה משחרר את העובדים להתמקד במשימות חשובות יותר שדורשות יצירתיות וחשיבה קריטית, שלא ניתן לבצע באופן אוטומטי (עדיין 🤪).
האוטומציה מאפשרת לבעלי עסקים להתמקד באסטרטגיות עסקיות ובפיתוח העסק, במקום בפעולות הטכניות המעצבנות והשוחקות. זה שינוי משמעותי שיכול לשפר את היעילות והרווחיות של כל עסק.
יתרונות מרכזיים של אוטומציה עסקית
האוטומציה היא לא רק שדרוג טכנולוגי, אלא שינוי מהותי באופן שבו עסקים מתנהלים ומתקדמים. ישנם מספר יתרונות מרכזיים שהאוטומציה מביאה לכל סוגי העסקים:
חיסכון משמעותי בזמן:
אחד היתרונות המובהקים של האוטומציה הוא היכולת לבצע משימות שונות במהירות וביעילות רבה. משימות שדורשות הרבה זמן ומשאבים, יכולות להתבצע באופן אוטומטי ומהיר. זה מאפשר לעובדים להתמקד במשימות יצירתיות יותר שדורשות חשיבה מחוץ לקופסא.
הפחתת טעויות:
על ידי הפחתת התערבות של גורמים אנושים, כך פוחת הסיכוי לטעויות. זה חשוב במיוחד בתחומים שבהם דיוק הוא מפתח, כמו בניהול כספים או בעיבוד נתונים.
לדוגמא הזנת פרטים לקובץ אקסל של כמה אלפי שורות, או הכנסת לידים למערכת CRM באופן ידני…
חיסכון בעלויות:
למרות ההשקעה הראשונית באוטומציה, בטווח הארוך היא מובילה לחיסכון משמעותי בעלויות. החיסכון נובע מהפחתת הצורך בכוח אדם למשימות מסוימות, הקטנת מספר השעות הנדרשות לביצוע משימות, והפחתת עלויות הנגרמות מטעויות.
שיפור בחוויית הלקוח:
אוטומציה מאפשרת לנו להגביר את שביעות רצון של הלקוחות ברגע שהשירות מהיר ויעיל יותר. זה יכול לכלול כל מהלך בעסק, מתהליכי הזמנה ועד לשירות לקוחות אחרי המכירה, קביעת שיחה ועוד…
השימוש באוטומציה מביא איתו יתרונות רבים שיכולים לתרום לכל עסק באופן משמעותי. היא מאפשרת לעסקים להיות יעילים יותר, חדשניים ותחרותיים בעולם העסקים החדש שבו בידול ויעלות זה שם המשחק.
אז איזה כלים ותוכנות לאוטומציה עסקית קיימים בשוק?
נדבר על שניים מהכלים המובילים והפופולריים ביותר שהם זאפייר (Zapier) ומייק (Make, לשעבר Integromat). שני הכלים האלה מספקים פתרונות יעילים לאוטומציה של משימות שונות בעסקים, מבלי לדרוש ידע טכני מתקדם או כישורי תכנות.
זאפייר (Zapier):
זהו כלי אוטומציה שמאפשר למשתמשים ליצור "זאפים" (zaps), כלומר תהליכים אוטומטיים שמחברים בין כמה אפליקציות או שירותים שונים. לדוגמא, ניתן ליצור זאפ שישלח אוטומטית אימייל ללקוח כאשר נכנסת הזמנה חדשה למערכת. זאפייר מתחבר למעל 3,000 אפליקציות ושירותים שונים, מה שהופך אותו לכלי אוטומציה גמיש ומגוון. לינק לאתר זאפייר
מייק (Make, לשעבר Integromat):
כלי זה מציע חווית משתמש גרפית ואינטואיטיבית, שמאפשרת למשתמשים ליצור אוטומציות מורכבות באמצעות גרפים וחיבורים בין שירותים שונים. מייק מתאים במיוחד לאוטומציות שדורשות יותר משתי מערכות או אפליקציות. המערכת מספקת פתרון נוח וגמיש לעסקים שמחפשים לייעל את תהליכיהם העסקיים. לינק לאתר מייק
הכלים האלה נבנו ונועדו לפתח אוטומציות באופן קל באמצעות חיבורים בצורה גרפית במקום לפתח ולתחזק קוד מורכב שבשבילו צריך מתכנת… גם העלויות ברוב המחולט של המקרים משתלמות.
דוגמאות לתהליכי אוטומציה שבנינו לעסקים
אוטומציה של ניהול לידים:
התהליך מתחיל כלקוח פוטנציאלי (ליד) משאיר פרטים בטופס לידים בפייסבוק או בדף נחיתה באתר. המידע שהוזן על ידי הליד נכנס אוטומטית למערכת ה-CRM של העסק. משם, התהליך האוטומטי ממשיך: הליד מתחיל לקבל סדרת אימיילים מהעסק, שנועדו לעודד אותו לבצע פעולה. במקביל, הוא מקבל הודעת וואטסאפ שמזמינה אותו לקבוע שיחת ייעוץ. כמו כן, הליד נכלל אוטומטית ברשימת רימרקטינג של העסק, שבה הוא יקבל מודעות מסוימות שמדגישות את חוזקות העסק. כל התהליך נעשה ללא התערבות מצד בעל העסק, מה שמשפר את היעילות ומאפשר מעקב צמוד אחרי הלידים.
אוטומציה של הפקת קבלות ושליחת נתונים לרואה חשבון:
עסקים רבים נתקלים באתגר של ניהול חשבוניות וקבלות. כאן, אוטומציה יכולה להיות מאוד יעילה. בעזרת כלים מתאימים, ניתן להפוך את תהליך הפקת הקבלות כמעט אוטומטי לחלוטין: ברגע השלמת עסקה, המערכת מפיקה קבלה אוטומטית ושולחת אותה ללקוח. במקביל, המידע על העסקה נשלח אוטומטית לרואה החשבון של העסק/ לתיקייה מסודרת של בעל העסק. זה מפחית באופן משמעותי את הזמן והמאמץ הנדרשים לניהול חשבונות (שהרוב המוחלט לא אוהביפ) ומבטיח שהנתונים נשמרים בצורה מדויקת ונגישה לכל צורך ומעקב.
אוטומציה של תהליך רכישה וניהול מלאי באתר
אוטומציה נוספת שבנינו לעסקים קשורה לתהליך הרכישה באתר העסק וניהול המלאי. התהליך מורכב מכמה שלבים שמתבצעים באופן אוטומטי:
עדכון אוטומטי של מלאי:
כאשר לקוח רוכש מוצר באתר, המערכת מעדכנת באופן אוטומטי את רשימת המלאי. זה מבטיח שהמידע על המלאי תמיד עדכני ומדויק, מה שמקטין את הסיכון למכירת מוצר שאזל מהמלאי ודואגת לרשום לנו את מספר ההזמנות שבוצעו לאותו מוצר בחודש האחרון.
שליחת הודעות לבעל העסק ולעובדים:
לאחר הרכישה, המערכת שולחת הודעה לבעל העסק ולעובדים עם פרטי המוצר שנרכש. ההודעה כוללת את כל הפרטים הנדרשים לאריזה ושליחה, כולל כמות, סוג המוצר, וכתובת המשלוח.
הפקת קבלה אוטומטית ללקוח:
במקביל, המערכת מפיקה קבלה עבור הרכישה ושולחת אותה באופן אוטומטי ללקוח. זה מבטיח שהלקוח מקבל את כל המידע הנחוץ לאחר הרכישה, ומעניק לו תחושה של ביטחון ואמינות בתהליך הרכישה.
עותק של התשלום לבעל העסק:
עם כל רכישה, המערכת שולחת עותק של פרטי התשלום לבעל העסק (במקרה הזה גם התראה בנייד כי זה מה שבעל העסק ביקש). זה מאפשר לבעל העסק לעקוב אחרי המכירות בזמן אמת ולנהל את התזרים הכספי של העסק בצורה יעילה.
תהליך זה מאפשר לעסקים למקסם את יעילות תהליך המכירה והשילוח, לחסוך זמן ומאמץ ולשפר את חוויית הלקוחות.
סיכום – למה כל עסק חייב להתחיל אוטומציות
אז כבר הבנו שאוטומציה לעסק מציעה יתרונותרבים והיא מהווה מרכיב חשוב בניהול נכון של העסק. היא מאפשרת חיסכון בזמן, מקטינה טעויות, ומשפרת את חוויית הלקוח, תוך שמירה על גמישות ויכולת התאמה לשינויים בשוק (פעם כדי לעשות שינוי באוטומציה היה צריך לעדכן בקוד מספר לא קטן של שורות).
אם אתם בעלי עסק שמחפשים לשפר ולייעל את התהליכים שלכם, או אפילו "להיפטר" מתהליכים שאתם לא אוהבים לעשות. אז קחו המלצה חמה ותתחילו לבחון את האפשרויות השונות ליישום אוטומציה בעסק שלכם. בין אם מדובר באוטומציה של תהליכי שיווק, ניהול מלאי, רכישות או כל תחום אחר בעסק, היתרונות ברורים וההשפעה עצומה.
אנחנו כאן כדי לעזור לכם להבין איך אוטומציה יכולה לשרת את העסק שלכם בצורה הטובה ביותר. מוזמנים ליצור איתנו קשר לגבי יעוץ, הדרכה ותמיכה בבניית ויישום תהליכי אוטומטיים שיתאימו בדיוק לצרכים ולמטרות שלכם. העתיד כבר כאן, נושא האוטומציה הגיע לתוך עולם העסקים כדי להישאר, פעם זה היה רק של חברות ענק וחברות הייטק. היום כל עסק יכול וצריך שיהיו לו תהליכים אוטומטיים, זה יכול להיות בוט לווצאפ או מעקב לידים ואפילו רק שליחת תזכורת אבל העצה שלנו היא אל תשבו ותצפו מהצד, תצטרפו לזה ותחסכו לעצמכם זמן!
